Datenschutz

A. Allgemeine Informationen zum Datenschutz bei Etengo

Vertrauen und Transparenz sind zentrale Grundwerte von Etengo. Dafür stehen wir ein und dem fühlen wir uns verpflichtet. Daher ist es für uns eine Selbstverständlichkeit, alle Daten, insbesondere personenbezogene Daten, die Sie uns anvertrauen, unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen streng vertraulich und nur zweckbestimmt zu behandeln. Ihre personenbezogenen Daten werden selbstverständlich gemäß den Vorgaben der DS-GVO und des deutschen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie sonstiger einschlägiger Gesetze (z.B. Gesetzes zur Regelung des Datenschutzes und des Schutzes der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei Telemedien (TDDDG)) verarbeitet. Seit jeher legen wir besonderen Wert auf den Schutz und die Sicherheit jeglicher Daten. Wir gewährleisten, dass Ihre Daten (z.B. im Zuge der Kandidatenvorstellung bzw. der Geschäftsanbahnung/Geschäftsbeziehung) nie ungefragt bzw. ohne Ihre Einwilligung an Dritte weitergegeben werden. So gewährleisten wir jederzeit einen sicheren und verantwortungsvollen Umgang.
Mit der dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie einerseits detailliert darüber, welche Daten wir im Rahmen der Nutzung unseres Online-Serviceportals und im Rahmen der Nutzung der frei zugänglichen bzw. der Login-Bereiche unserer Website verarbeiten. Anderseits informieren wir Sie, wie und zu welchen Zwecken wir Ihre Daten verarbeiten, wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben und es zu einer Zusammenarbeit zwischen uns kommt bzw. Sie sich damit einverstanden erklären, in unseren Kandidatenpool aufgenommen zu werden und wie wir diese Daten verwenden und welche Daten wir an Dritte übermitteln. Für uns ist es sehr wichtig, dass Sie die einzelnen Aspekte verstehen und Ihre Rechte genau kennen.
Bitte beachten Sie, dass unsere Datenschutzerklärung ausschließlich für eigene Inhalte gilt. Verlinkungen zu Websites Dritter sind von dieser Erklärung ausdrücklich nicht umfasst. Diese Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit geändert werden. Über den Link www.etengo.de/datenschutz können Sie jederzeit die aktuell gültige Fassung unserer Datenschutzerklärung einsehen.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist die

Etengo GmbH
Konrad-Zuse-Ring 27
68163 Mannheim
Telefon: +49 (0) 621 15021-0
Fax: +49 (0) 621 15021-399
E-Mail: datenschutz@etengo.de

Die Etengo GmbH ist als Anbieter dieser Onlinepräsenz sowohl verantwortliche Stelle bzw. Verantwortlicher gemäß § 3 Abs. 7 BDSG, Art. 4 Abs. 7 DS-GVO als auch Diensteanbieter gemäß §§ 12 ff. i.V.m. § 2 Nr. 1 TMG.

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei unserer hundertprozentigen Tochtergesellschaft ist die

Etengo Academic Experts GmbH
Konrad-Zuse-Ring 27
68163 Mannheim
Telefon: +49 (0) 621 15021-0
Fax: +49 (0) 621 15021-399
datenschutz@etengo.de

Die Etengo GmbH führt aufgrund einer Auftragsverarbeitung mit der Etengo Academic Experts GmbH sogenannte Shared-Services (z. B. IT, Accounting) im Auftrag und auf Weisung für die Etengo Academic Experts GmbH durch. Verarbeitet werden Ihre personenbezogenen Daten insofern sowohl von der Etengo GmbH als auch von der Etengo Academic Experts GmbH.

2. Datenschutzbeauftragte

Das Datenschutzteam erreichen Sie unter den folgenden Kontaktdaten: datenschutz@etengo.de.

3. Zuständige Aufsichtsbehörde

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde lautet:

Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Heilbronner Straße 35
70191 Stuttgart

4. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

4.1 Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten, die Sie betreffen. Ist dies der Fall, so haben Sie das Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere Informationen, z.B. die Verarbeitungszwecke, die Empfänger und die geplante Dauer der Speicherung bzw. die Kriterien für die Festlegung der Dauer.

4.2 Recht auf Berichtigung und Vervollständigung (Art. 16 DS-GVO)

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.

4.3 Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) (Art. 17 DS-GVO)

Sie haben ein Recht zur Löschung, soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Ihre Daten für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr notwendig sind, Sie Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung widerrufen haben oder die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

4.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Das bedeutet, dass Sie von uns die Einschränkung der Verarbeitung verlangen können, wenn eine der in Art. 18 Abs. 1 DS-GVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn Sie die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestreiten. In diesem Fall erfolgt die Einschränkung für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen. Einschränkung bedeutet die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.

4.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

4.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO)

Sie haben bei Vorliegen der Voraussetzungen des Art. 21 DS-GVO ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung bestimmter Sie betreffender personenbezogener Daten. Im Folgenden erhalten Sie detailliertere Informationen hierzu:

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DS-GVO)
Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DS-GVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf denen eine Verarbeitung beruht, können Sie dieser Datenschutzerklärung entnehmen. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO).
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DS-GVO).

4.7 Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO)

Sie sind berechtigt, Ihre Einwilligungserklärung jederzeit ganz oder teilweise mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt von einem Widerruf unberührt. Ein Widerruf wird von uns protokolliert.

4.8 Beschwerderecht (Art. 57 Abs. 1 lit. f) DS-GVO)

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Nr. 10. dieser Datenschutzerklärung) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

4.9 Die Ausübung Ihrer Rechte

Zur Ausübung dieser Rechte senden Sie uns bitte eine E-Mail an datenschutz@etengo.de oder wenden Sie sich schriftlich an die unter Punkt 2 genannte verantwortliche Stelle. Weitere Informationen zum Datenschutzbeauftragten finden Sie unter Punkt 3 dieser Datenschutzerklärung.

5. Speicherung Ihrer Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald ihre Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist, der Zweck ihrer Verarbeitung entfallen ist oder keine Einwilligungserklärung Ihrerseits mehr gegeben ist bzw. diese widerrufen wurde. Beachten Sie aber bitte, dass personenbezogene Daten dennoch darüber hinaus für die Zeit aufbewahrt werden müssen, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (z. B. vertragliche Ausschlussfristen, gesetzliche Verjährungsfristen von drei bis 30 Jahren). Außerdem speichern wir personenbezogene Daten, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind (insbesondere Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, Sozialgesetzbuch, Geldwäschegesetz, GoBD); die Speicherfristen betragen bis zu zehn Jahren.

6. Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland

In Bezug für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es erforderlich sein, die Daten an einen dieser Datenschutzerklärung genannten Empfänger in einem Drittland zu übermitteln. Bei einem Drittland handelt es sich um Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums. Einige Drittländer weisen ein Datenschutzniveau auf, das die Europäische Kommission für angemessen und ausreichend erachtet (z.B. Kanada, Schweiz, Japan, Vereinigtes Königreich). Soweit wir Daten in ein Drittland übermitteln, für das kein solcher Angemessenheitsbeschluss vorliegt, und sofern in dieser Datenschutzerklärung nicht anders angegeben, beruht der entsprechende Datentransfer auf den jeweils gültigen Standardvertragsklauseln der Europäischen Union, und gegebenenfalls weiteren mit dem Empfänger vereinbarten ergänzenden Maßnahmen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.

7. Empfänger von Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weiter, wenn wir hierfür Ihre Einwilligung haben oder dies zur Durchführung eines mit Ihnen Vertrages erforderlich ist. Außerdem kann es sein, dass wir uns Auftragsverarbeiter zur Durchführung bestimmter Datenverarbeitung bedienen. Diese suchen wir sorgfältig aus und schließen mit Ihnen Auftragsverarbeitungsverträge gem. Art. 28 DSGVO, in denen die jederzeitige Aufrechterhaltung des Datenschutzniveaus auch beim Auftragsverarbeiter geregelt wird. Derzeit nutzen wir CRM-Dienstleister und haben Dienstleister zur Unterstützung der Webseitenoptimierung im Einsatz.

Für die Durchführung von Online-Meetings nutzen wir zudem den Dienst Microsoft Teams. Microsoft wird hierbei als Auftragsverarbeiter eingesetzt.

In Einzelfällen kann im Rahmen von Online-Meetings die Transkriptionsfunktion von Microsoft Teams genutzt werden, um ein Besprechungsprotokoll zu erstellen. Die Aktivierung der Transkription erfolgt ausschließlich, wenn alle teilnehmenden Personen zuvor ausdrücklich eingewilligt haben. Wird keine Einwilligung erteilt oder diese widerrufen, findet keine Transkription statt; das Meeting wird regulär durchgeführt.

Die Verarbeitung umfasst insbesondere gesprochene Inhalte der Teilnehmenden. Das Transkript wird ausschließlich zur Erstellung eines Besprechungsprotokolls verwendet und anschließend entsprechend unseren internen Löschvorgaben unverzüglich gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams kann es – abhängig von der technischen Ausgestaltung des Dienstes – zu technisch erforderlichen Übermittlungen personenbezogener Daten in Drittländer kommen. Microsoft setzt hierfür geeignete Garantien sowie technische und organisatorische Maßnahmen ein.

B. Datenschutz für Bewerber und Bewerberinnen auf interne Stellen

Sie interessieren sich für eine Karriere bei Etengo und bewerben sich auf eine offene interne Stelle oder initiativ bei der Etengo GmbH (im Folgenden Etengo). In diesem Fall werden Sie personenbezogene Daten an Etengo übermitteln. Etengo wird Ihre Daten im Rahmen des Bewerbungsprozess verarbeiten und Kontakt zu Ihnen aufnehmen.

Eine Verarbeitung Ihrer Daten findet ebenso statt, wenn Sie einer Aufnahme in den Etengo Talentpool zustimmen.
Es bestehen für Sie verschiedene Möglichkeiten, Daten an Etengo zu übermitteln. Im Kern sind dies:

1. Datenerhebung über die Online-Bewerbungsfunktion oder per E-Mail

Durch die Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen auf eine durch Etengo ausgeschriebene interne Stelle (Nutzung der Funktion „Schnellbewerbung“) über das Etengo-Bewerbungsportal oder per E-Mail (z.B. an bewerbung@etengo.de) sind Sie damit einverstanden, dass Etengo Ihre Bewerberdaten für den Bewerbungsprozess und zur diesbezüglichen Kontaktaufnahme nutzen darf. Zweck dieser Verarbeitung ist die Aufnahme des Bewerbungsprozesses sowie die diesbezügliche Kontaktaufnahme durch Etengo. Die Nutzung der personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs.1 lit. b DSGVO bzw. § 26 Abs. 1 BDSG zur Entscheidungsfindung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Ihre Bewerberdaten werden über das Ende des Bewerbungsprozesses hinaus für 6 Monate gespeichert.

Im Rahmen des Bewerbungsprozess findet ein Video-Interview statt, bei dem wir zu Beginn des Videos Ihre Einwilligung zur Aufzeichnung des Videos einholen. Das aufgezeichnete Video-Interview verwenden wir ausschließlich dazu, Ihrer potenziellen Führungskraft einen ersten Eindruck von Ihnen und Ihren Kommunikationsstärken zu vermitteln.

Die aufgezeichneten Videodaten werden automatisiert nach Ablauf von 3 Monaten (ausgehend vom Tag der Aufzeichnung) vollständig gelöscht.

Die interne Weitergabe Ihrer Bewerbungsunterlagen wird durch die Abteilung Talent Acquisition gesteuert und überwacht. Empfänger sind interne Führungspersonen mit entsprechenden Stellenvakanzen. Das Video-Interview wird ausschließlich auf einem entsprechend geschützten Server gespeichert. Hier erhalten die internen Führungspersonen mit entsprechenden Stellenvakanzen lediglich einen befristeten Zugriff.

Sofern wir die Möglichkeit sehen, dass unser Schwesterunternehmen PERM4 für Sie ebenfalls ein attraktiver Arbeitgeber sein könnte, werden wir ggfs. auf Sie zukommen und Ihrer Einwilligung zur Weitergabe Ihrer Bewerberdaten einholen.

2. Datenerhebung durch Initiativbewerbung

Bei einer Initiativbewerbung bewerben Sie sich intern bei Etengo ohne, dass eine konkrete Stellenausschreibung für die von Ihnen angestrebte Position besteht. Dies können Sie entweder per Mail (z.B.an bewerbung@etengo.de) oder über die Schnellbewerbungsfunktion in der Anzeige "NICHTS PASSENDES DABEI?" tun.

Zweck dieser Verarbeitung ist die Kontaktaufnahme und der Bewerbungsprozess durch Etengo nach Ihrer Initiativbewerbung.

Etengo prüft jede Initiativbewerbung auf Ihre Eignung bezüglich aktueller oder zukünftiger Stellenvakanzen und nimmt Kontakt zu Ihnen auf.

Die Nutzung der personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG zur Entscheidungsfindung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Durch die proaktive Übersendung durch den Bewerber gehen wir davon aus, dass der Bewerber seine Daten zum Zweck einer Eignungsprüfung für einen möglichen Bewerbungsprozess übersendet und somit an der Verarbeitung der gesendeten Daten zu diesem Zweck ein überwiegendes berechtigtes Interesse vorliegt.

Die interne Weitergabe wird durch die Abteilung Talent Acquisition & Development gesteuert und überwacht. Die Bewerberinformationen werden internen Führungspersonen mit Stellenvakanzen nach Rücksprache zur Verfügung gestellt. Ein allgemeiner Zugriff durch andere Personen findet nicht statt.

Eine externe Weitergabe ist nicht geplant. Sollte dieser Fall eintreten, wird die Weitergabe nur nach Rücksprache mit Ihnen durchgeführt.

Soweit keine Eignung besteht, werden die Bewerberdaten umgehend in einen Löschprozess aufgenommen und nach 6 Monaten gelöscht.

3. Datenerhebung auf Job- und Hochschulmessen

Sind Sie im Rahmen einer Veranstaltung (Job- oder Hochschulmesse) auf Etengo aufmerksam geworden oder wurden auf einer Veranstaltung von Etengo-Mitarbeitern angesprochen und interessieren sich für eine interne Karriere bei Etengo? Dann haben oder werden Sie personenbezogene Daten an Etengo zur Kontaktaufnahme übermitteln.

Ihre Kontaktdaten und Job-Präferenzen benötigen wir, um mit Ihnen zur Aufnahme eines Bewerbungsprozesses in Kontakt treten zu können oder Sie in unseren Talentpool aufzunehmen. Zweck dieser Verarbeitung ist die Kontaktaufnahme und der Bewerbungsprozess durch Etengo nach Übergabe Ihrer Kontaktdaten auf einer berufsorientierten Veranstaltung wie z.B. eine Job- oder Hochschulmesse.

Die Nutzung der personenbezogenen Daten erfolgt durch Ihre Einwilligung (§ 26 Abs. 2 BDSG).

Eine externe Weitergabe ist nicht geplant. Sollte dieser Fall eintreten, wird die Weitergabe nur nach Rücksprache mit Ihnen durchgeführt.

Mit Erteilen der Einwilligung zur Kontaktaufnahme werden die übermittelten Daten in einem Bewerbermanagementsystem hinterlegt.

Eine initiale Kontaktaufnahme durch Etengo findet innerhalb von einem Monat statt. Ist die Kontaktaufnahme nicht erfolgreich oder hat die Person kein Interesse mehr bzw. widerruft Ihre Einwilligung, werden die Daten gelöscht.

Sollte zum Zeitpunkt der Kontaktaufnahme keine passende Vakanz verfügbar sein, besteht des Weiteren die freiwillige Option der Aufnahme in den Etengo Talentpool.

4. Aufnahme in den Etengo Talentpool

Etengo bietet die Aufnahme in einen eigenen Talentpool an. Dieser Talentpool ermöglicht es uns, wenn bspw. der initiale Bewerbungsprozess nicht positiv verläuft oder zum Zeitpunkt der ersten Kontaktaufnahme keine entsprechende Vakanz verfügbar ist, auf interessierte Bewerber erneut zuzugehen.

Durch die Aufnahme in den Talentpool werden Ihre Bewerberinformationen für einen längeren Zeitraum gespeichert. Diese Speicherung findet unabhängig von Bewerbungsprozessen statt.

Aus diesem Grund benötigen wir vor Aufnahme in den Talentpool Ihre Einwilligung. Nur so können wir Ihre Daten für einen längeren Zeitraum verarbeiten. Hierzu werden Sie von einem Etengo-Mitarbeiter im gegebenen Fall angesprochen.

Zweck dieser Verarbeitung ist das Angebot einem Talentpool beizutreten. Hierdurch wird es Etengo ermöglicht unabhängig von Bewerbungsprozessen oder nach Beendigung eines Bewerbungsprozesses, ohne dass es zu einer Anstellung gekommen ist, die während des Bewerbungsprozesses übermittelten Bewerberdaten oder die zur Aufnahme in den Talentpool übermittelten Bewerberdaten zu speichern und für erneute Ansprachen in Bezug auf potentiell passende Job-Angebote zu nutzen.

Die Nutzung der personenbezogenen Daten erfolgt durch Ihre Einwilligung (§ 26 Abs. 2 BDSG).

Eine externe Weitergabe ist nicht geplant. Sollte dieser Fall eintreten, wird die Weitergabe nur nach Rücksprache mit Ihnen durchgeführt.

Mit Erteilen der Einwilligung werden die Bewerbungsdaten für einen Zeitraum von maximal 3 Jahren gespeichert.

Findet in dieser Zeit kein Kontakt zwischen Etengo und dem Bewerber statt, werden die Daten gelöscht. Eine Kontaktaufnahme ist grundsätzlich beiderseitig möglich und führt nicht automatisch zu einer Verlängerung des Speicherzeitraums. Ein Interesse an einer weiteren Verarbeitung der Daten muss bekundet werden.

Eine Löschung erfolgt nach Ablauf der drei Jahre oder spätestens sechs Monate nach Widerruf der Einwilligung.

Widerruf der Einwilligung
Die Einwilligung erfolgt auf freiwilliger Basis und sie kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. In diesem Fall werden Ihre Daten unverzüglich oder spätestens sechs Monate nach Beendigung eines laufenden Bewerbungsprozesses gelöscht, es sei denn es besteht eine andere Rechtsgrundlage zur weiteren Verarbeitung. Durch den Widerruf dieser Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der bis zu diesem Zeitpunkt erfolgten Verarbeitung nicht berührt und es besteht kein Einfluss auf laufende Bewerbungsprozesse.
Diese Einwilligung kann jederzeit durch eine entsprechende Mitteilung an bewerbung@etengo.de oder datenschutz@etengo.de für die Zukunft widerrufen werden; in diesem Fall werden Ihre Daten spätestens sechs Monate nach Abschluss eines eventuell laufenden Bewerbungsprozesses gelöscht.

5. Weitere übermittelte Informationen

5.1 Zusatzerklärung für besondere Kategorien von Daten gemäß Art. 9 DS-GVO

Sofern in den von Ihnen im Bewerbungsprozess eingereichten Unterlagen „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ nach Art. 9 DS-GVO mitgeteilt wurden, bezieht sich die erteilte Einwilligung auch auf diese Daten (Art. 9 Abs. 2 a) DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG).
Etengo möchte allerdings alle Kandidaten nur nach ihrer Qualifikation bewerten und bittet daher, auf solche Angaben bzw. „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ möglichst zu verzichten.

5.2 Nutzung von Informationen aus sozialen Netzwerken

Für den Abgleich von Bewerberdaten und zu deren Anreicherung mit einschlägigen berufsorientierten Informationen nutzt Etengo die Job-Netzwerke Xing und LinkedIn.

6. Feedback-Umfrage zum Bewerbungsprozess

Etengo möchte den Bewerbungsprozess so professionell und effizient wie möglich gestalten. Um uns kontinuierlich zu verbessern und um die Verbesserungspotenziale frühzeitig erkennen zu können, bitten wir unsere Bewerber im Anschluss an den Bewerbungsprozess um die Teilnahme an einer freiwilligen Feedback-Umfrage.

Die Feedback-Umfrage besteht aus Fragen rund um den Bewerbungsprozess, vom ersten Infogespräch, dem Telefoninterview bis hin zum Vorstellungsgespräch mit der Fachabteilung.

Die Umfrage ist anonym. Für die Verarbeitung der im Rahmen der Umfrage erhobenen Daten haben wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen und interne Prozesse eingerichtet. Für die Durchführung kommt das Tool LimeSurvey zum Einsatz, welches durch Etengo auf eigenen Servern betrieben wird. Die erhobenen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und es werden keine Verknüpfungen zu Daten und Informationen aus dem Bewerbungsprozess hergestellt.

Die Umfrage nutzt auch Freitextfelder, je nachdem welche Informationen Sie als Teilnehmer dort eintragen, können diese zu einem Rückschluss auf Ihre Person führen. Daher empfehlen wir eine sachliche und nicht detaillierte Eintragung.

7. Übermittelung in ein Drittland

Es findet keine Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland statt.

8. Informationen zu automatisierten Entscheidungen oder andere Profiling-Maßnahmen

Im Rahmen der Verarbeitung der relevanten Daten findet keine automatisierte Entscheidung bzw. Profiling-Maßnahme statt.

9. Ist die Bereitstellung der personenbezogenen Daten vorgeschrieben oder erforderlich?

Jede Bereitstellung von personenbezogenen Daten für die hier genannten Zwecke ist freiwillig und hat grundsätzlich keine negativen Konsequenzen oder Auswirkungen auf eventuell laufende Bewerbungsprozesse.

Zur Einleitung und Durchführung eines Bewerbungsprozesses sind personenbezogene Daten erforderlich.

10. Sonstiges

Informationen zu Ihren Rechten als Betroffener, dem Datenschutzbeauftragten von Etengo und der zuständigen Aufsichtsbehörde finden Sie unterhalb in dieser Datenschutzerklärung.

11. Hinweis

Die hier geschilderten Informationen beziehen sich nur auf Stellenagebote für eine interne Karriere bei Etengo.

C. Datenschutz für Kandidaten

1. Datenerhebung durch die Registrierung auf dem Kandidatenportal My.etengo.de

Über das Kandidatenportal my.etengo.de können Sie sich bei Etengo als Kandidat registrieren und ein persönliches Online-Profil erstellen, das in unseren Spezialisten-Pool (Datenbank) aufgenommen wird. Als registrierter Nutzer haben Sie jederzeit die Möglichkeit, sich über das Portal einzuloggen, Ihr Profil fortlaufend zu pflegen und sich auf konkrete Projektangebote unverbindlich zu bewerben oder diese zu markieren.

Im Rahmen der Registrierung übermitteln Sie personenbezogene Daten an Etengo. Erforderlich sind insbesondere folgende Angaben: Nachname, Vorname, Wohnort, E-Mail-Adresse, gewünschter Nutzername und Passwort. Darüber hinaus können Sie Ihr Profil freiwillig um weitere Angaben ergänzen – etwa zu Ihrer Berufserfahrung, Ihrem Skill-Profil, Sprachkenntnissen, Vergütungsvorstellungen oder regionaler Verfügbarkeit. Bei der Profilerstellung werden Sie durch unser interaktives Service-Portal unterstützt.

Bitte beachten Sie, dass insbesondere Lebensläufe, Zeugnisse, Anschreiben oder sonstige von Ihnen eingereichte Dokumente regelmäßig auch Angaben enthalten können, die unter die sogenannten „besonderen Kategorien personenbezogener Daten“ im Sinne des Art. 9 DSGVO fallen (z. B. Angaben zur Gesundheit, ethnischen Herkunft oder Gewerkschaftszugehörigkeit). Etengo bewertet Kandidaten ausschließlich auf Grundlage ihrer Qualifikation. Wir bitten daher darum, auf die Angabe solcher Informationen möglichst zu verzichten. Sollten Sie dennoch entsprechende Angaben übermitteln, erklären Sie sich damit einverstanden, dass Etengo diese Daten verarbeitet und – im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung – auch an Dritte übermittelt. Details zu Inhalt und Umfang dieser Einwilligung entnehmen Sie bitte den nachfolgenden Abschnitten.

Sofern Sie über die Etengo AG bereits in einem konkreten Projekt im Einsatz sind, können Sie zusätzlich die Tools Online-Rechnungsportal (ORP) und Online-Leistungsnachweis (OLN) zur monatlichen Leistungsabrechnung kostenfrei nutzen. Daten zum Zwecke der Registrierung werden erst dann an Etengo übermittelt, wenn Sie durch aktives Setzen des entsprechenden Kontrollkästchens (Opt-in) Ihre Einwilligung zur Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Übermittlung Ihrer Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung erklären.

2. Schnellbewerbung über die Projektübersicht "Aktuelle Projekte" auf etengo.de

Alternativ zur Registrierung über unser Kandidatenportal können Sie sich direkt auf konkrete Projektangebote über die Projektübersicht auf unserer Website (unter dem Menüpunkt Aktuelle Projekte) bewerben. Diese Möglichkeit richtet sich insbesondere an Interessenten, die sich zunächst ohne vollständiges Online-Profil auf ein konkretes Projektangebot bewerben möchten.

Im Rahmen der Schnellbewerbung erheben wir ausschließlich die für eine Kontaktaufnahme erforderlichen personenbezogenen Daten: Vor- und Nachname, eine gültige E-Mail-Adresse sowie eine Telefon- oder Mobilfunknummer. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, uns eine persönliche Nachricht zu hinterlassen und optionale Unterlagen (z. B. CV, Projektliste oder Profil) als Datei-Upload beizufügen.

Bitte beachten Sie, dass auch über die Schnellbewerbung eingereichte Unterlagen „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ im Sinne des Art. 9 DSGVO enthalten können. Etengo empfiehlt auch hier, auf solche Angaben zu verzichten. Übermitteln Sie dennoch Informationen dieser Art, gilt dies als freiwillige Einwilligung in deren Verarbeitung durch Etengo sowie ggf. deren Weiterleitung im Rahmen projektbezogener Vorschläge an Dritte.

Auch hier gilt: Die Übermittlung Ihrer Daten erfolgt erst nach aktiver Zustimmung durch Setzen des entsprechenden Opt-in-Kontrollkästchens, mit dem Sie der Verarbeitung Ihrer Daten gemäß den Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung zustimmen.

3. Projekt-Alert und Newsletter

3.1 Projekt-Alert

Als interessierter DIG.IT-Spezialist haben Sie auf www.etengo.de die Möglichkeit für Ihre gezielte Projektsuche einen oder mehrere individuelle Projekt-Alerts für sich zu aktivieren. Der jeweilige Projekt-Alert gleicht die auf der Etengo Website (www.etengo.de/it-projektsuche) veröffentlichten Projektanfragen unserer Kunden mit den im jeweiligen Projekt-Alert angegebenen (www.etengo.de/it-projektsuche) Präferenzen ab und sendet Ihnen bei einer Übereinstimmung Informationen zu den passenden Digital- & IT-Projekten an die angegebene E-Mail-Adresse zu.

Um einen Projekt-Alert einzurichten sind von ihnen folgende Angaben notwendig:

Bis zu 3 Schlagworte (z.B. Jobbezeichnung oder Skills)
Datum des gewünschten Projektstarts
Auf Wunsch regionale Eingrenzung über Angabe PLZ-Gebiet(e)
E-Mail-Adresse

Sie erhalten nach der Einrichtung eines Projekt-Alerts eine E-Mail zur Bestätigung des eingerichteten Projekt-Alerts (Sog. Double-Opt-In). Die Aktivierung des Projekt-Alert erfolgt erst nach Ihrer Bestätigung.

Die Erhebung und Speicherung der eingegebenen und bestätigten Informationen, inkl. der E-Mail-Adresse, erfolgt ausschließlich dazu, den Nutzer über Digital- & IT-Projekte zu informieren, die seinen Suchkriterien entsprechen.

Für die Nutzung der kostenlosen Projekt-Alert-Funktionen müssen Sie nicht anderweitig mit Etengo in Kontakt stehen oder in der Datenbank registriert sein.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs.1 lit. a) DS-GVO und die Vertragsanbahnung durch Projektvermittlung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.

Suchkriterien und E-Mail-Adresse, die beim Einrichten des Projekt-Alerts angegeben wurden, werden bis zur Löschung des jeweiligen Projekt-Alerts gespeichert. Die Löschung kann durch den Nutzer jederzeit durch ein Klicken der entsprechenden Schaltfläche in einer der zugesandten Projekt-Alert-Mails erfolgen. Im Übrigen werden die Daten bei Erreichen des Zwecks oder bei Ruhen der geschäftlichen Beziehung gelöscht.

3.2 Newsletter

Etengo versendet an DIG.IT-Spezialisten von Zeit zu Zeit einen Newsletter mit Informationen zu den Leistungen von Etengo und Neuigkeiten zum Themenbereich Digital- und IT-Freelancing. Hierbei handelt es sich z.B. um allgemeine News, Fachbeiträge und Umfragen. Zudem nutzt Etengo diverse Karriere-Netzwerke, um mit potenziellen Kandidaten oder Kunden zu kommunizieren. Hierbei gibt es regelmäßig Informationsangebote, welche vom Kandidaten oder Kunden nach einer Einwilligung freiwillig und kostenfrei abonniert werden können.

Der Newsletter richtet sich an DIG.IT-Spezialisten, die in die Kontaktaufnahme zu aktuellen oder projektrelevanten Neuigkeiten und Informationen zu den Leistungen von Etengo im Rahmen Ihrer Aufnahme in die Etengo Datenbank eingewilligt und der Kommunikation zu Marketingzwecken nicht widersprochen haben oder an potenzielle Kunden.

Ihre E-Mail-Adresse wird für die Zusendung des Newsletters verwendet, bis Sie sich vom Newsletter abmelden. Sollten Sie über ein Karriere-Netzwerk in die Werbemaßnahme eingewilligt haben, so können optional ebenfalls Ihr Vorname und Name erhoben werden. Um eine eindeutige Zuweisung Ihrer Person zu ermöglichen, erheben wir zudem die Kategorie Ihrer Profession.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs.1 lit. a) DS-GVO.

Widerrufsmöglichkeit
Als Empfänger haben Sie jederzeit die Möglichkeit, sich über die entsprechende Schaltfläche im Newsletter von unserem Newsletter abzumelden.
Für die Versendung des Newsletters nutzen wir den Service des Dienstleisters (Auftragsverarbeiter) Sendinblue GmbH; Köpenicker Straße 126; 10179 Berlin.

4. Datenerhebung über bzw. aus allgemein zugänglichen Datenquellen & Empfehlungen

Etengo ist ein spezialisierter Personaldienstleister für die Vermittlung von DIG.IT-Spezialisten in befristete Projekteinsätze.

Deshalb suchen wir auch aktiv bzw. erhalten auch aus anderen allgemein zugänglichen Quellen personenbezogene Daten über Kandidaten. So können wir bei der Suche nach potenziellen Kandidaten in Business- und anderen Karriere-Netzwerken Informationen über Sie erhalten. Gleiches gilt im Falle von Empfehlungen. Vielfach erhalten wir Kontakte qualifizierter DIG.IT-Spezialisten von deren Kollegen aber auch von Kunden mitgeteilt.

In diesen Fällen speichern wir zunächst nur einen Minimaldatensatz Ihrer personenbezogenen Daten, bestehend aus:

Vorname und Nachname
E-Mail-Adresse
Wohnort bzw. Postleitzahl
Qualifikationsschwerpunkt (z.B. Projektleiter)
Skills (z. B. SAPHCM)

Wir kontaktieren Sie unverzüglich und informieren Sie über die Speicherung dieses Minimaldatensatzes und bitten Sie gleichzeitig um Ihre Einwilligung, Ihre personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken zu verarbeiten. Willigen Sie nicht ein oder melden Sie sich nicht zurück, löschen wir diesen Minimaldatensatz innerhalb eines Monats.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Sie haben jederzeit das Recht hiergegen Widerspruch einzulegen.

5. Mitarbeiter von System- oder Beratungshäusern

Sollten Sie Mitarbeiter eines System- oder Beratungshauses sein, welches mit Etengo zum Zweck der Projektgenerierung zusammenarbeitet, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nach den gleichen Verarbeitungsgrundsätzen verarbeiten wie wir dies auch bei freiberuflichen Kandidaten tun.

Partnerunternehmen bestätigen Etengo, dass diejenigen Mitarbeiter, von denen personenbezogene Daten an Etengo übermittelt werden über dieses Vorgehen informiert sind (Bspw. als Gegenstand des Arbeitsvertrags oder einer anderen Vereinbarung mit dem Arbeitgeber). Etengo verarbeitet die personenbezogenen Daten von festangestellten externen Beratern dann auf Basis dieses berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO und zur Vermittlung von Projekten auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.

Bei Partnerunternehmen, die die obengenannte Bestätigung nicht geben oder geben können, werden wir die Einwilligung direkt von den Mitarbeitern des Partnerunternehmens einholen.

Hierzu ermöglichen wir einem Ansprechpartner mittels eines sogenannten Verwalterzugangs Mitarbeiter des Unternehmens einzutragen und den Einwilligungsprozess zu organisieren. Die Einwilligung selbst benötigen wir vom jeweiligen Mitarbeiter höchstpersönlich.

6. Datenverarbeitung

Die von Ihnen an uns übermittelten Daten werden von uns verarbeitet und durch geeignete technische und organisatorische Vorkehrungen vor dem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt.

Aus Ihren Angaben erstellen wir in der Regel ein Qualifikationsprofil ohne Postadresse, E-Mail-Adresse und weitere Kontaktdaten (im Folgenden "persönliche Kontaktdaten"), aber mit Angaben zum Namen, Qualifikation, Geschlecht, Alter, Wohnort, Nationalität, Angaben aus Ihrem Profil, ggf. Ihrem Lichtbild und Angaben aus den uns zu Zwecken der Vorstellung überlassenen weiteren Daten und Dateien.

6.1 Matching

Auf Basis von konkreten Kundenanfragen nehmen wir ein sogenanntes „Matching“ vor, um herauszufinden, ob Sie auf ein konkretes Projektangebot eines unserer Kunden passen oder nicht. Das bedeutet, dass wir aus den von Ihnen an uns übermittelten Daten (insbesondere aus dem Text Ihres Lebenslaufs, Ihrer Projekthistorie etc.) Skills (Fähigkeiten) und Erfahrungen herausfiltern bzw. ableiten um dann teilautomatisch, automatisch oder manuell eine Zuordnung Ihrer Person zur Kundenanfrage durchzuführen.

Rechtsgrundlage ist die Anbahnung eines Vertrages gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.

6.2 Datenübermittlung an Dritte

Ihr Qualifikationsprofil, das in der Datenbank bzw. im Kandidatenpool von Etengo gespeichert ist, wird Kunden, potenziellen Kunden und von diesen eingesetzten Dienstleistern (z.B. Managed Services Provider, Neutral oder Master Vendor) als Datei oder über einen geschützten Link zugänglich gemacht. Dadurch haben diese Empfänger die Möglichkeit, Ihr Qualifikationsprofil zu lesen und nach bestimmten Kriterien zu bewerten bzw. zu selektieren und an die zuständige Stelle weiterzuleiten.

Das Qualifikationsprofil dient somit der Vorstellung Ihrer Person im Rahmen der Projektanfrage, mit dem Ziel einen Projekteinsatz beim Kunden bzw. Endkunden zu realisieren. Eine Übermittlung Ihres Qualifikationsprofils mit Angaben zu kaufmännischen Konditionen an die angegebenen Empfänger erfolgt seitens Etengo ausschließlich nach Ihrer vorherigen Zustimmung – in der Regel im Zuge eines telefonischen Briefings; in keinem Fall automatisch.

Kunden, potenziellen Kunden und von diesen eingesetzten Dienstleistern wird es nicht ermöglicht, direkt in unserer Datenbank zu recherchieren und sie erhalten somit auch keinen Zugriff auf Ihre persönlichen Kontaktdaten. Sie entscheiden stets in jedem Einzelfall, welche persönlichen Kontaktdaten Sie gegebenenfalls schon vor oder erst nach der Entscheidung über eine Projektbeauftragung übermitteln möchten.

Für die vertrauliche, zweckbestimmte und Datenschutzgerechte Behandlung Ihrer übermittelten Daten, insbesondere Ihrer persönlichen Kontaktdaten, durch Kunden, potenzielle Kunden und von diesen eingesetzten Dienstleistern können wir naturgemäß keine Verantwortung übernehmen. Bitte beachten Sie dies vor allem bei der Angabe von Daten in Ihrem Qualifikationsprofil, bei der zu Vorstellungszwecken vorgenommenen Überlassung von weiteren Daten und Dateien und bei der Freigabe von persönlichen Kontaktdaten z.B. über ein soziales Netzwerk.

Es besteht grundsätzlich keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung für Sie Ihre personenbezogenen Daten an Etengo zu übermitteln.

Allerdings ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten für die Nutzung der angebotenen Dienstleistungen (das Anbieten und die Besetzung von interessanten und innovativen IT-Projekten) durch Etengo erforderlich.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO und die Vertragsanbahnung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.

6.3 Veröffentlichung von Experten-Feedback

Wir bieten Experten die Möglichkeit, freiwillig ein Feedback zu ihrer Zusammenarbeit mit Etengo abzugeben.

Sofern Sie ausdrücklich einwilligen, können wir Ihr Feedback auf unserer Unternehmenswebsite veröffentlichen.

Hierbei verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten:

Ihren vollständigen Namen,
den Inhalt Ihres Experten-Feedbacks,
gegebenenfalls Ihre Funktion oder Berufsbezeichnung, sofern Sie diese freiwillig angeben.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Erteilung der Einwilligung ist freiwillig. Ihnen entstehen keine Nachteile, wenn Sie die Einwilligung nicht erteilen oder später widerrufen.

Die Veröffentlichung erfolgt für einen Zeitraum von maximal sechs Monaten, sofern nicht zuvor ein Widerruf Ihrer Einwilligung erfolgt oder eine frühere Entfernung aus organisatorischen Gründen vorgenommen wird.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt. Zur Ausübung Ihres Widerrufs genügt eine formlose Mitteilung an die in dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktdaten.

Nach Ablauf des Veröffentlichungszeitraums oder nach Eingang eines Widerrufs wird das Experten-Feedback von unserer Website entfernt.

D - Datenschutz für Projektanbieter/Kunden

Etengo ist Spezialist für den projektbasierten Einsatz von Experten und unterstützt Unternehmen bei der erfolgreichen Umsetzung von IT- und Transformationsvorhaben. Im Rahmen unseres Contracting-Modells stellen wir unseren Kunden bedarfsgerecht und flexibel die benötigte Expertise für einen klar definierten Projektzeitraum zur Verfügung und übernehmen die organisatorische Abwicklung und Projektadministration

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ansprechpartnern bestehender und potenzieller Geschäftskunden. Je nach Verarbeitungssituation unterscheiden wir zwischen der Ansprache potenzieller Geschäftskunden und Ansprechpartner sowie der Verarbeitung von Daten, die uns im Rahmen einer konkreten Anfrage oder eines bestehenden geschäftlichen Interesses übermittelt werden.

1. Identifikation und Ansprache potenzieller Geschäftskunden und Ansprechpartner

1.1 Zwecke der Verarbeitung

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit identifizieren wir potenzielle Geschäftskunden sowie geeignete Ansprechpartner bei diesen Unternehmen.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere, um geeignete Ansprechpartner zu identifizieren, geschäftliche Kontakte aufzunehmen und zu pflegen, unsere Dienstleistungen vorzustellen und eine mögliche geschäftliche Zusammenarbeit anzubahnen.

1.2 Herkunft der Daten

Soweit wir personenbezogene Daten nicht unmittelbar von Ihnen erhalten, können diese insbesondere aus öffentlich zugänglichen oder geschäftlichen Quellen stammen. Hierzu gehören insbesondere Unternehmenswebseiten, öffentlich zugängliche berufliche Informationen, Internetsuchen, geschäftlich genutzte soziale Netzwerke und Businessportale, Online-Publikationen, geschäftliche Empfehlungen sowie externe Daten- und CRM-Dienstleister.

Externe Daten- und CRM-Dienstleister können uns geschäftsbezogene Informationen zu Unternehmen und deren Ansprechpartnern zur Verfügung stellen.

1.3 Kategorien der verarbeiteten Daten

Im Rahmen der Identifikation und Ansprache potenzieller Geschäftskunden verarbeiten wir – soweit für den jeweiligen Zweck erforderlich – insbesondere folgende personenbezogene Daten:

Vor- und Nachname,
Unternehmen und Unternehmensstandort,
berufliche Funktion, Position und Fachbereich,
geschäftliche Kontaktdaten,
geschäftsbezogene Social-Media-Profile sowie
Informationen zu möglichen geschäftlichen Interessen und Bedarfen, insbesondere im Zusammenhang mit IT-, Digitalisierungs- und Transformationsvorhaben.

Die Verarbeitung beschränkt sich grundsätzlich auf Daten mit geschäftlichem Bezug, die für die Identifikation geeigneter Ansprechpartner, die geschäftliche Kontaktaufnahme und die Anbahnung einer möglichen Geschäftsbeziehung erforderlich sind.

1.4 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Unser berechtigtes Interesse besteht in der Identifikation und Ansprache potenzieller Geschäftskunden und geeigneter Ansprechpartner, der Vermarktung unserer Dienstleistungen, der Aufnahme und Pflege geschäftlicher Kontakte sowie der Anbahnung von Geschäftsbeziehungen.

Bei der Verarbeitung berücksichtigen wir insbesondere die berufliche Funktion der betroffenen Person und deren sachlichen Bezug zu unseren Dienstleistungen, die Geschäftstätigkeit und einen möglichen Bedarf des jeweiligen Unternehmens, die Art und Herkunft der verarbeiteten Daten sowie die vernünftigen Erwartungen der betroffenen Person.

Die Verarbeitung erfolgt nur, soweit nach unserer Abwägung nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

Ihr Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung jederzeit zu widersprechen, bleibt unberührt. Im Falle eines solchen Widerspruchs werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für entsprechende Werbezwecke verarbeitet.

2. Verarbeitung bei Anfragen

2.1 Kontaktaufnahme und Bedarfsanfrage

Wenn Sie sich als Ansprechpartner eines Unternehmens von sich aus an Etengo wenden und Interesse an unseren Dienstleistungen bekunden oder uns einen konkreten Projekt- bzw. Expertenbedarf mitteilen, verarbeiten wir die von Ihnen in diesem Zusammenhang bereitgestellten personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Anbahnung einer möglichen geschäftlichen Zusammenarbeit.

Sie können uns insbesondere per E-Mail, telefonisch oder über die auf unserer Website bereitgestellten Kontakt- und Bedarfsanfrageformulare kontaktieren und uns Informationen zu Ihrem Unternehmen, Ihrem Projekt und Ihrem konkreten Bedarf übermitteln.

Hierbei können wir insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeiten:

Vor- und Nachname,
Unternehmen,
berufliche Funktion und Fachbereich,
geschäftliche Kontaktdaten,
Angaben zum Projekt bzw. Expertenbedarf sowie
weitere Informationen, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage mitteilen.

2.2 Bearbeitung der Anfrage und Vorstellung geeigneter Experten

Auf Grundlage Ihrer Anfrage prüfen wir Ihren Bedarf und recherchieren und selektieren geeignete Experten.

Unter Vorbehalt der Verfügbarkeit können wir Ihnen geeignete Experten durch Übermittlung eines Qualifikationsprofils vorstellen. Die Recherche und Auswahl geeigneter Experten erfolgt durch Etengo. Ein unmittelbarer Zugriff von Kunden auf unsere Expertendatenbank ist nicht vorgesehen.

Die übermittelten Qualifikationsprofile enthalten grundsätzlich keine Kontaktdaten der vorgestellten Experten. Einzelheiten zur Verarbeitung und Übermittlung personenbezogener Daten unserer Experten sind in Kapitel C dieser Datenschutzerklärung geregelt.

2.3 Rechtsgrundlage

Soweit Sie selbst mit einer konkreten Anfrage oder mit Interesse an einer möglichen Zusammenarbeit an uns herantreten, erfolgt die Verarbeitung der hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.

Kommt es zu einer vertraglichen Zusammenarbeit, verarbeiten wir die für die Durchführung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung erforderlichen personenbezogenen Daten entsprechend der jeweils einschlägigen Rechtsgrundlage weiter.

3. Bonitätsprüfung von Geschäftspartnern

Zum Schutz unserer geschäftlichen und wirtschaftlichen Interessen können wir die Bonität potenzieller und bestehender Geschäftspartner prüfen.

Hierzu können wir öffentlich zugängliche Informationen sowie Informationen spezialisierter Dienstleister, insbesondere Wirtschaftsauskunfteien, heranziehen.

Die Bonitätsprüfung dient insbesondere dazu, die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit eines Geschäftspartners einzuschätzen, Zahlungsausfallrisiken zu erkennen und wirtschaftliche Risiken im Rahmen der Anbahnung und Durchführung von Geschäftsbeziehungen zu reduzieren.

Hierbei werden nur solche personenbezogenen Daten verarbeitet, die für die jeweilige Bonitätsprüfung erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im Schutz vor Zahlungsausfällen und sonstigen wirtschaftlichen Risiken sowie in der Sicherstellung nachhaltiger und wirtschaftlich stabiler Geschäftsbeziehungen.

4. Verarbeitung im Rahmen der Geschäfts- und Kundenbeziehung

4.1 Dokumentation und Verwaltung im CRM-System

Personenbezogene Daten von Ansprechpartnern potenzieller und bestehender Geschäftskunden sowie die geschäftliche Kommunikation mit diesen werden in unserem Customer-Relationship-Management-System (CRM-System) dokumentiert und verwaltet.

Dies kann insbesondere Kommunikation per E-Mail, Telefon, über geschäftliche Netzwerke sowie im Rahmen persönlicher oder virtueller Besprechungen umfassen.

Die Verarbeitung dient insbesondere dazu, Ansprechpartner und Geschäftsvorgänge eindeutig zuzuordnen, Anfragen und Projekte nachvollziehbar und effizient zu bearbeiten, Informationsverluste bei der Bearbeitung zu vermeiden, die Kommunikation mit unseren Geschäftspartnern zu koordinieren sowie bestehende und potenzielle Geschäftsbeziehungen zu verwalten und zu pflegen.

Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem jeweiligen zugrunde liegenden Geschäftsvorgang. Soweit die Verarbeitung im Zusammenhang mit einer von Ihnen initiierten Vertragsanbahnung erfolgt und die Voraussetzungen des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO vorliegen, erfolgt die Verarbeitung auf dieser Grundlage.

Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten, nachvollziehbaren und kontinuierlichen Organisation unserer Geschäfts- und Kundenbeziehungen.

4.2 Verarbeitung von Projekt- und Bedarfsinformationen

Die von Ihnen im Zusammenhang mit einem Projekt oder Bedarf übermittelten Informationen werden von uns verarbeitet, um Ihren Bedarf zu bearbeiten und geeignete Experten zu identifizieren und auszuwählen.

Auf Grundlage der von Ihnen übermittelten Projekt- und Bedarfsinformationen können wir Projektangebote erstellen und auf unserer Website oder über andere geeignete Kanäle veröffentlichen, um geeignete Experten auf das jeweilige Projekt aufmerksam zu machen.

Bei der Veröffentlichung achten wir darauf, keine personenbezogenen Kontaktdaten von Ansprechpartnern des Kunden zu veröffentlichen. Projektinformationen werden nur in dem für die Suche nach geeigneten Experten erforderlichen Umfang dargestellt.

Die Verarbeitung erfolgt entsprechend der zugrunde liegenden Geschäftsbeziehung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.3 Kundenfeedback zur Zusammenarbeit

Wir bieten unseren Kunden die Möglichkeit, freiwillig Feedback zur Zusammenarbeit mit Etengo abzugeben. Das Feedback dient insbesondere der internen Qualitätssicherung und der kontinuierlichen Verbesserung unserer Dienstleistungen und der Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Experten.

Im Rahmen der Feedbackerhebung können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

Vor- und Nachname,
Unternehmen,
Angaben zur konkreten Zusammenarbeit mit Etengo sowie
der von Ihnen übermittelte Feedback-Inhalt.

Die Verarbeitung des Feedbacks zu internen Zwecken erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Qualitätssicherung, der Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen und der Verbesserung der Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Experten.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies für die Zuordnung und Auswertung des Feedbacks im Zusammenhang mit der konkreten Zusammenarbeit erforderlich ist. Die Teilnahme an der Feedbackerhebung ist freiwillig. Aus der Nichtteilnahme entstehen Ihnen keine Nachteile.

Veröffentlichung von Kundenfeedback

Sofern Sie ausdrücklich einwilligen, können wir Ihr Feedback auch als Kundenstimme auf unserer Unternehmenswebsite oder in anderen von Etengo genutzten Kommunikations- und Marketingkanälen veröffentlichen.

Hierbei können insbesondere Ihr Name, Ihr Unternehmen, Ihre Funktion oder Berufsbezeichnung sowie der Inhalt Ihres Feedbacks veröffentlicht werden. Welche Angaben konkret veröffentlicht werden, richtet sich nach dem Umfang der von Ihnen erteilten Einwilligung.

Die Veröffentlichung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Erteilung der Einwilligung ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf die bestehende oder zukünftige Zusammenarbeit mit Etengo.

Nach Eingang eines Widerrufs werden wir das veröffentlichte Feedback aus den von uns kontrollierten Kommunikations- und Marketingkanälen entfernen.

5. Marketing, Content-Angebote und Terminvereinbarungen

Wir nutzen ein Marketing-Automation-Tool, um unsere Marketing- und Vertriebsaktivitäten effizient zu verwalten. Dies umfasst insbesondere die Bereitstellung von Content-Angeboten, wie Whitepapers, die Anmeldung zu unserem Newsletter sowie die werbliche Ansprache per E-Mail nach entsprechender Einwilligung.

Im Rahmen dieser Prozesse werden personenbezogene Daten erfasst und verarbeitet. Bei der Anmeldung zu unserem Newsletter handelt es sich dabei insbesondere um Ihre E-Mail-Adresse. Beim Download von multimedialen Inhalten sowie bei einer Terminvereinbarung können wir zusätzlich zu Ihrer E-Mail-Adresse Ihren Namen und Ihre Telefonnummer erheben, soweit diese Angaben für das jeweilige Angebot bzw. die von Ihnen gewünschte Kontaktaufnahme erforderlich sind.

Die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten nutzen wir zur Bereitstellung der von Ihnen angeforderten Inhalte und Dienste, zur Durchführung der von Ihnen gewünschten Kommunikation, zur werblichen Ansprache im Rahmen einer erteilten Einwilligung sowie zur Verbesserung unserer Angebote.

Die Anmeldung zu unserem Newsletter sowie die Anforderung zum Download eines Whitepapers erfolgen über das Double-Opt-In-Verfahren. Das bedeutet, dass Sie nach Ihrer Anmeldung bzw. der Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse eine E-Mail mit einem Bestätigungslink erhalten. Erst nachdem Sie diesen Link angeklickt haben, wird Ihre Anmeldung bzw. Anforderung bestätigt. So stellen wir sicher, dass die angegebene E-Mail-Adresse tatsächlich Ihnen zugeordnet werden kann und keine unerwünschten Registrierungen erfolgen.

Auf unserer Website bieten wir Ihnen zudem die Möglichkeit, einen Termin mit einem unserer Mitarbeiter zu vereinbaren. Dabei werden die von Ihnen eingegebenen Kontaktdaten verarbeitet, um die Terminvereinbarung zu ermöglichen und Ihre Anfrage entsprechend zu bearbeiten.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Versand unseres Newsletters und zur sonstigen einwilligungsbasierten werblichen Ansprache erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Soweit Sie selbst einen Termin vereinbaren oder eine konkrete Anfrage im Hinblick auf unsere Dienstleistungen stellen, erfolgt die Verarbeitung der hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.

Soweit wir Daten über die Nutzung unserer Angebote und Ihre Interaktionen verarbeiten, um unsere Angebote und unsere geschäftliche Kommunikation zu analysieren und zu verbessern, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der bedarfsgerechten Gestaltung und Optimierung unserer Angebote. Soweit für den Einsatz der hierfür verwendeten Technologien eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dazu steht Ihnen insbesondere in E-Mails mit werblicher Ansprache ein Abmeldelink zur Verfügung. Alternativ können Sie uns über die E-Mail-Adresse datenschutz@etengo.de kontaktieren.

Die Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland bzw. innerhalb der Europäischen Union. Eine Übermittlung in Drittländer findet im Rahmen der hier beschriebenen Verarbeitung nicht statt.

6. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist.

Daten potenzieller Geschäftskunden und deren Ansprechpartner, die wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Geschäftsanbahnung und Pflege geschäftlicher Kontakte verarbeiten, werden regelmäßig darauf überprüft, ob die weitere Speicherung für diese Zwecke noch erforderlich und unter Berücksichtigung der Interessen der betroffenen Person weiterhin gerechtfertigt ist. Entfällt der Verarbeitungszweck oder überwiegen die Interessen der betroffenen Person, werden die Daten gelöscht oder – soweit erforderlich – in ihrer Verarbeitung eingeschränkt.

Personenbezogene Daten von Ansprechpartnern bestehender Geschäftskunden werden grundsätzlich für die Dauer der Geschäftsbeziehung verarbeitet und gespeichert, soweit dies für deren Durchführung, Verwaltung und Pflege sowie für die Kommunikation mit dem jeweiligen Geschäftskunden erforderlich ist. Entfällt die Erforderlichkeit der Verarbeitung, beispielsweise weil die betroffene Person nicht mehr als Ansprechpartner für den Geschäftskunden tätig ist, werden die Daten gelöscht oder – soweit erforderlich – in ihrer Verarbeitung eingeschränkt.

Widersprechen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung, werden diese Daten nicht mehr für entsprechende Werbezwecke verwendet.

Soweit erforderlich, können wir einzelne Daten in einer Sperrliste speichern, um einen erklärten Wunsch nach einer zukünftigen Nichtkontaktierung dauerhaft berücksichtigen und eine erneute unerwünschte Kontaktaufnahme verhindern zu können. Diese Daten werden ausschließlich zu diesem Zweck verwendet.

Daten, die im Zusammenhang mit einer konkreten Anfrage, Vertragsanbahnung oder Geschäftsbeziehung verarbeitet werden, speichern wir für die Dauer der Bearbeitung und der Geschäftsbeziehung. Nach deren Beendigung werden die Daten gelöscht, soweit sie nicht für andere zulässige Zwecke weiterhin erforderlich sind.

Gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten sowie die Speicherung von Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bleiben unberührt.

Für Daten, die auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, gelten ergänzend die für das jeweilige Angebot genannten Speicherfristen. Bei einem Widerruf werden die Daten nicht mehr für die von der Einwilligung umfassten Zwecke verarbeitet, soweit keine andere Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung besteht.

E. Cookies und andere Technologien

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Version: 5.0 vom 14.08.2026