Ausschreibungsmanagement NSC2 (w/m/d)

Das Ziel ist die vollständige Übernahme des Ausschreibungsmanagements, um einen termingerechten und qualitativ hochwertigen Abschluss des Vergabeverfahrens sicherzustellen. Dies umfasst die Entwicklung, Dokumentation und Kommunikation von Prozessen sowie die Koordination interner Kommunikation zur Erreichung der Vergabemeilensteine.

Spannende Aufgaben warten auf Dich

• Einkaufs-JFX mit dem Projekt
  • Vorbereitung- Nachbereitung der JFX, inkl. Minutes versenden, Tasks und Zuständigkeiten erfassen
  • Aufgabenerfassung und Eintragung in den Task Tracker sowie Monitoring der Bearbeitung der Themen
• Ausschreibungs- und Vertragsunterlagen
  • Aus dem Vergabeverfahren resultierende Anpassungen in (Kern-) Ausschreibungsdokumenten nachhalten; Revisionsstände pflegen sowie ein Änderungsmanagement aufsetzen
  • Koordination etwaiger Schnittstellen aus Dokumenten mit den verschiedenen Workstreams (WS); Übersicht der beteiligten Stakeholder erstellen und einen Prozess für das Änderungsmanagement erstellen / kommunizieren
• Vergabeverfahren
  • Prozessierung von Bieterfragen
    • Bieterfragen verteilen
    • Beantwortung durch die WS nachhalten, Termine setzen
    • Bei etwaigen Schnittstellenthemen entsprechende Termine mit den relevanten WS organisieren -> Beantwortung koordinieren
  • Organisation von Räumen, Terminblockern, Einladungen an Lieferanten, etc.
  • MoM / Protokoll Bietergespräche
    • Teilnahme an den Vergabeverhandlungen und Unterstützung bei der Koordinierung der Workstreams sowie Dokumentation WS-übergreifender Themen
    • Prozess der Protokollierung entwickeln
    • Ablagestruktur entwickeln sowie erfolgte Ablage nachhalten
    • Falls aus den Protokollen Aufgaben entstehen, diese im Task Tracker erfassen und Verantwortlichkeiten festlegen

Diese Qualifikationen zeichnen Dich aus

• Einschlägige Erfahrungen (5 Jahre) im Umgang mit Dokumentenmanagement-Prozessen sowie einem sicheren Umgang mit dafür erforderlichen IT-Tools (bspw. MS Teams, SharePoint)
• Versierter Umgang mit MS PowerPoint und damit Erstellung von Folien sowie sicheres Auftreten in der Präsentation der erarbeiteten Prozesse sowie Moderation und Einarbung von Feedback der verschiedenen Projekt-Stakeholder
• Erfahrung in der Koordination / Priorisierung von verschiedenen Themenkomplexen mit wechselnden Stakeholdern und in diesem Zusammenhang sicherer Umgang mit MS Outlook / MS Teams als führendes Tool für Terminorganisation und/oder Durchführung
• Kommunikationsfähigkeiten; Fähigkeit, klar und effektiv mit verschiedenen Abteilungen, 50Hertz internen Mitarbeitern und externen Beratern zu kommunizieren
• Fähigkeit, Herausforderungen bei der Dokumentenorganisation zu erkennen und Lösungen zu entwickeln
• Sehr gute Englischkenntnisse (Level C1)

Must-haves:

• Tiefe methodische Expertise und Erfahrung in der Moderation und Anwendung von MS-Office Werkzeugen
• Kompetenz in der Gestaltung effizienter (verschwendungsarmer, digitaler und fehlerfreier) Prozesse
• Kompetenz und Erfahrung in der Nutzung von MS SharePoint als führende Plattform für die Verwaltung der Ausschreibungs- und Projektunterlagen
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Level C1)

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